Tips voor een duurzaam en toegankelijk evenement

Hoe organiseert u het evenement duurzaam? En hoe maakt u het evenement toegankelijk? Als gemeente vinden wij het belangrijk om deze twee speerpunten terug te zien in het evenement dat u organiseert. Lees hieronder de tips:

Organisatoren moeten bij de inrichting van hun evenement rekening houden met de toegankelijkheid. Een evenement moet toegankelijk zijn voor mensen die in een rolstoel of scootmobiel zitten of met de rollator of kinderwagen op pad gaan. Daarbij moet een hellingbaan/drempelplaat geplaatst worden zodat kabels weggewerkt worden en mensen veilig.

het evenement kunnen bezoeken. Het is een kleine moeite voor organisatoren om op de website of een situatietekening/plattegrond van het evenement informatie te verstrekken over de toegankelijkheid van het evenement Het bijwonen en het beleven van het evenement moet voor alle bezoekers zo aangenaam mogelijk  gemaakt worden. De gemeente verzoekt organisaties rekening te houden met de wensen zoals deze hieronder beschreven zijn:

    1. Informatievoorziening

    Geef heldere en betrouwbare informatie over de toegankelijkheid. Maak bijvoorbeeld een kopje op de website voor de informatie over de voorzieningen die aanwezig zijn zoals: aangepaste toilet, rolstoelplaatsen, aangepaste parkeerplaatsen etc. Vermeld hierbij ook een contactpersoon voor eventuele vragen. Verwijs ook in de andere communicatiemiddelen zoals plattegronden, posters, advertenties naar de website, waar de informatie over toegankelijkheid te vinden is.

    Sanitaire voorziening: De organisator is verplicht (zie evenementenbeleid) te zorgen voor voldoende sanitaire voorzieningen:  één dames- heren en gehandicaptentoilet per 150 bezoekers. Zorg altijd voor een aangepaste toilet dat aan de standaarden voldoet (- afmetingen minimaal 165 x 220 cm.,). Belangrijk om te weten is dat een chemische toilet vaak te klein zijn of toiletbeugels mist. Beter is het om een spoedtoilet te huren. Deze voldoen aan de standaarden. Zorg dat de toilet altijd toegankelijk is, gebruik deze niet al opslagplaats, doe de toilet niet op slot en zorg er voor dat er een rijplaat voor ligt. Zorg daarnaast ook voor de mogelijkheid om het toilet zelf goed te reinigen.

    • Geef op een plattegrond of op de website de locatie van het toilet aan
    • De deur draait naar buiten en heeft geen deurdranger zodat de deur gemakkelijk te openen is
    • De deurslot moet gemakkelijk te openen zijn, omdat personen met een beperking soms een verminderde handfunctie hebben

    2. Obstakels

    • Zorg altijd dat doorgangen en looppadden minimaal 90 centimeter breed zijn. 
    • Maak de hoogteverschillen van 2 centimeter of meer (drempels, slangen, kabelgoten) berijdbaar met oprijplaten/drempelhulpen, slangenbrug met schuine kanten zodat een rolstoel er gemakkelijk overheen kan rijden. Een hellingbaan heeft een maximaal hellingspercentage van 10 tot 15 graden
    • Is er een trap op het evenemententerrein? Heeft de organisator houtsnippers of zand op het terrein te liggen? Of is een deel van het evenement op een grasveld? Geef dit aan op de website of plattegrond. En zorg op locatie voor een alternatieve route (met bijvoorbeeld pijlen en icoontjes van mensen die slecht ter been zijn/kinderwagen)

    3. Ontruiming

    Neem in het veiligheidsplan de evacuatie van mensen met een beperking mee. Zorg ervoor dat communicatie voor een ieder te volgen is dus ook slechtzienden en slechthorenden. Zorg er ook voor dat nooduitgangen tot aan de veilige plaats toegankelijk zijn. Zorg er voor dat de toegang en nooduitgang:

    • Hek, poort of deur en doorgangsruimtes tenminste 1 meter breed
    • Hoogteverschil groter dan 5 cm overbruggen met hellingbaan
    • Fietssluis zo inrichten dat een elektrische rolstoel van 2 meter er ook door kan
    • Paden naar opstelplaats voor rolstoelen verharden
    • Trappen in routes vermijden of naast de trap een hellingbaan aanleggen
    • Hellingen zo vlak mogelijk of voorzien van omleiding of duwhulp
    • Paden dienen tenminste 120 cm breed te zijn met aan het einde een draaicirkel van 150 cm

    5. Kortparkeervoorziening

    Zorg voor een kiss&ride mogelijkheid zo dicht mogelijk bij het evenemententerrein. Degene die slecht ter been is, kan dicht bij de ingang gebracht en opgehaald worden.

    • Afhankelijk van de grootte van het event is het verstandig om twee plekken kiss&ride aan te wijzen. De organisator kan er ook voor kiezen om deze mogelijkheid ook voor gezinnen met kinderen aan te bieden.

    6. Parkeerplek

    Zorg voor een parkeerplek dichtbij het evenemententerrein of ingang, reserveer hierbij een  aantal invalideparkeerplaatsen. Maar geef in de communicatievoorziening wel duidelijk aan: vol=vol.

    • Geef op de parkeerplaats en ook op een plattegrond duidelijk aan waar de invalideparkeerplek is
    • Of werk met een toegangsbewijs alleen voor rolstoelgebruikers die alleen komen en niet gebruik kunnen maken van de kiss&ride mogelijkheid
    • Zorg er voor dat het parkeerplek groot genoeg is voor het in- en uitladen. De rolstoelgebruiker zet de rolstoel of aan de zijkant of achter kant uit de auto/het busje. Daar moet wel voldoende ruimte zijn

    7. Maak balies, kassa’s, tafels en zitplaatsen en bedieningselementen niet te hoog:

    • Balie voorzien van een verlaagd deel met een maximale hoogte van 80 cm
    • Tafels onderrijdbaar en hoogte onder de tafel 70cm blad hoogte max. 80cm
    • Stoelen zoveel mogelijk 42 cm hoog
    • Bedieningselementen (knoppen muntinworp opschriften enz.) hoogte tussen 90 en 120 cm en tenminste 50 cm uit een hoek en zittend bereikbaar

    8. Opstelplaatsen voor rolstoelgebruikers bij een podium

    Bij het gebruik van een podium opstelplaatsen voor rolstoelgebruikers, zo danig creëren:

    • Dat rolstoel gebruikers te allen tijde hun plaats kunnen verlaten voor o.a. toiletbezoek
    • Dat wanneer het publiek gaat staan men toch vrij zicht heeft op het podium
    • Dat rolstoel gebruikers bij opdringend publiek niet in de verdrukking komen
    • De afmetingen van de plaats per rolstoel dient tenminste 90 x 150 cm te zijn
    • De opstelplaats moet bereikbaar zijn via een verhard pad en zonder obstakels

    9. Hoe hou je rekening met slechtzienden en slechthorenden?

    Slechthorenden

    • Een ringleiding of infraroodinstallatie aangesloten op de geluidsinstallatie (Ringleidingen zijn te huur)
    • Aangeven welke plaatsen zich binnen de ringleiding bevinden
    • Gesproken tekst zo mogelijk ook schriftelijk beschikbaar stellen

    Slechtzienden

    • D.m.v. geluid duidelijk maken wat er te zien valt
    • De toegang voor Blindengeleidehonden toestaan

    10. Tot slot, ontvang de mensen gelijk als andere gasten en vraag of je ergens kunt ondersteunen zoals je gewoonlijk zou doen.

    Instrueer als organisator de mensen die bijvoorbeeld bij de hekken staan of beveiligers van te voren goed over de mogelijkheden die de organisatie nastreeft op het gebied van toegankelijkheid. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de hekkenbewaarders weten dat er een invalidentoilet of parkeerplaats is. En dat ze weten dat een toegangsbewijs gebruikt kan worden naar de gehandicaptenparkeerplaats.

    Verder is van toepassing:

    • De organisator van het evenement kan zelf bepalen welke tips hij toepast
    • De gemeente beoordeelt n.a.v. de ingediende vergunningaanvraag of er nog aanvullende maatregelen getroffen moeten worden
    • De door de Veiligheidsregio gegeven richtlijnen gaan voor deze opgestelde richtlijnen
    • Aan dit tips kunnen geen rechten worden ontleend

    De gemeente wil dat organisatoren hun evenement duurzamer organiseren. Dit betekent dat evenementen die in de openbare ruimte georganiseerd worden, minimaal 5.000 bezoekers/deelnemers verwachten en gebruik maken van horeca en foodtruckpunten statiegeldbekers moeten inzetten. Vanaf 2021 wordt vanuit Europa het gebruik van wegwerpplastic teruggedrongen.

    De organisator van een evenement is verantwoordelijk (en aansprakelijk) voor het voorkomen van schade aan de natuur en omgeving. De organisator moet het terrein en de directe omgeving tot een straal van 200 meter na afloop van het evenement zo snel mogelijk schoon opleveren om te voorkomen dat afval wegwaait.

    1. Haalproducten en materiaal zoveel mogelijk uit de eigen omgeving:

    • Haal de producten zoveel mogelijk uit eigen omgeving, indien mogelijk duurzaam geproduceerd. Dat scheelt niet alleen transportkosten en uitstoot, maar geeft ook een directe impuls aan de plaatselijke economie. Kies voor lokale leveranciers en/of voor leveranciers waar je meerdere diensten en producten kunt afnemen

    2. Zorg voor voldoende voorzieningen

    • Kies daarbij voor meer kleine opvallende bakken dan voor minder hele grote
    • Plaats de bakken op plekken waar mensen hun afval kwijt willen en toets dit ook tijdens het evenement
    • Zorg ervoor dat de bakken een goed opgeruimde en schone uitstraling hebben. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van verwisselbare zakken
    • Gebruik de kennis van bijvoorbeeld de leveranciers over het te gebruiken aantal containers

    3. Meerdaags evenement

    • Indien het een meerdaags evenement betreft, zorg er dan voor dat zowel het terrein zelf als ook de aanlooproutes naar het terrein en ’s morgens spik en span bijliggen. Als er al afval ligt sta je 1-0 achter!

    4. Een evenement bestaat uit de volgende gebieden:

    • Parkeerterreinen en aanlooproutes
    • Camping
    • Backstage
    • Het voor publiek toegankelijk gebied
    • Food area’s

    5.Parkeerterreinen en aanlooproutes

    • Bij aankomst is het al belangrijk. De beleving van het event begint al op de parkeerterreinen en aanlooproutes. Begin daar met de ‘schoonaanpak’ en communiceer daar ook over
    • Bepaal de hoofd-looproutes over het parkeerterrein en de aanlooproutes van het parkeerterrein of de openbaar vervoer halte (of busstation) naar het evenemententerrein
    • Gebruik langs deze route bijvoorbeeld afvaleilanden

    6. Camping

    • Initieer een ‘groene camping’, d.w.z. laat mensen bewust kiezen voor een ‘groene’, opgeruimde camping. Door die keuze committeren ze zich hieraan waardoor ze bewust beter hun eigen rommel opruimen
    • Ondersteun dit met de aanwezigheid van personen vanuit de organisatie die zich hier actief mee bezig houden (zoals bijvoorbeeld een ‘campingburgemeester’ en met zichtbare opruimhulpen)
    • Begin op een deel van het terrein met dit initiatief, zodat mensen een keus hebben. Bij succes kan het ‘groene’ deel elk jaar wat groter worden
    • Faciliteer de bezoekers zo goed mogelijk; ze moeten ook de mogelijkheid hebben hun afval op een goede manier weg te gooien
    • Is er sprake van een nieuw evenement met een camping of een nieuwe camping op een bestaand evenement, stel ‘schoon’ dan meteen als de norm en communiceer hierover met de bezoekers
    • Check de ervaringen bij collega-evenementen. Er zijn al hele goede ervaringen met een groene camping. Green Events (www.greenevents.nl) kan hier meer informatie over geven

    7. Backstage (inclusief op- en afbouw)

    • Faciliteer de crew door grote containers neer te zetten alvorens met de opbouw wordt begonnen. Haal deze containers pas weg als de afbouw afgerond is
    • Zorg ervoor dat er ook voldoende ruimte is om deze containers te verrijden om ze te kunnen legen tijdens het evenement

    8. Voor publiek toegankelijk gebied (frontstage)

    • Ook op het terrein zelf zullen looproutes zijn. Hiervoor geldt dezelfde aanpak als de aanlooproutes: zet voorzieningen neer daar waar veel mensen langslopen
    • Soms staan afvalbakken het beste midden in het looppad. In grote drukte gaan mensen immers niet naar de zijkant van de mensenstroom om iets weg te gooien. Ze komen daar simpelweg niet. Kies wel voor voorzieningen die goed de stroom mensen begeleiden en die goed zichtbaar zijn ook als het heel druk is (door hoge bebording)

    9. Food area’s

    • Plaats de voorzieningen in de buurt van de uitgiftepunten van de horeca. Voorzieningen (ringen met zakken) aan de tafeltjes maken de drempel om afval netjes weg te gooien kleiner
    • Zorg ervoor dat de bakken en zakken tijdig worden geleegd en zichtbaar worden schoongehouden. De ervaring leert dat zien schoonmaken er voor zorgt dat een bezoeker ook zelf zijn eigen rommel netjes opruimt

    Meer weten? Kijk op de website: www.supportervanschoon.nl