Participatie - hoe werkt dat?

Bij kleinere plannen gaat het meestal om de directe omwonenden, zoals de buren of de mensen in uw straat. Maar als het om grotere, ingrijpende plannen gaat, dan vraagt u om meningen van meer partijen. Zoals bedrijven, maatschappelijke organisaties en instanties. Met al deze meningen en feedback kunt u als aanvrager nog uw plannen aanpassen. Om zo meer draagvlak voor de uitvoering van die plannen te krijgen. De gemeente betrekt de uitkomsten van de participatie bij het besluit om de vergunning of het omgevingsplan te wijzigen.

Bij het maken en veranderen van de gemeentelijke Omgevingsvisie en het gemeentelijke Omgevingsplan: Instrumenten Omgevingswet | Gemeente Noardeast-Fryslân moet de gemeente ook aan participatie doen.

Participatie is niet verplicht (op enkele uitzonderingen na, zie hieronder). U geeft bij het maken van de aanvraag met ja of nee aan of u aan participatie heeft gedaan en dat u anderen bij uw plannen heeft betrokken.

Heeft u wel aan participatie gedaan? Dan moet u de gemeente vertellen hoe de mensen en organisaties bij uw plan zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. De uitkomst hoeft niet te zijn dat iedereen uw plan goedkeurt. Het gaat om het verzamelen van meningen! Hoe u dat doet, mag u zelf bepalen.

Voor een aantal gevallen heeft de gemeenteraad van Noardeast-Fryslân bepaald dat het wel verplicht is om aan participatie te doen. Het gaat daarbij om plannen waarbij van de regels van het gemeentelijke omgevingsplan moet worden afgeweken. Daarvoor is dan een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit nodig.

De gemeenteraad van Noardeast-Fryslân heeft de volgende gevallen aangewezen:

1. Het realiseren van minimaal één windmolen waarvan de ashoogte hoger is dan 15 meter.
2. Het plaatsen van zonnepanelen op landbouw- of natuurgronden, ongeacht de grootte.
3. Het opwekken en/of opslag van andere vormen van energie (zoals: biomassa-installatie en waterstof).
4. Een activiteit die niet past binnen de doelen van de omgevingsvisie en of in strijd is met ander door de gemeenteraad vastgesteld beleid.

Als u een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit voor één van deze gevallen nodig heeft, dan moet u dus verplicht aan participatie doen.

In die gevallen moet u de gemeente vertellen hoe de mensen en organisaties zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. Daar maakt u een verslag van en dat verslag legt u aan de gemeente voor. Ook hier is aan u zelf om te bepalen op welke manier u de participatie doet. Dat zal ook sterk afhangen van de aard en omvang van het plan.

Hieronder geven wij u een overzicht met de stappen die u kunt doen om de participatie te organiseren.

Als er door de aanvrager in deze verplichte gevallen niet of onvoldoende aan participatie is gedaan, dan kan de gemeente besluiten om de aanvraag buiten behandeling te laten. Er is dan niet aan de aanvraagvereiste voldaan. De aanvrager krijgt eerst nog wel een keer de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat de participatie wel voldoende is gedaan.

Ja, er zijn nadelen als je niet aan participatie doet bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning en mensen niet betrekt bij je plannen.

Wij denken aan:

1. Gebrek aan betrokkenheid: Het niet betrekken van belanghebbenden bij de besluitvorming kan leiden tot ontevredenheid en frustratie bij de gemeenschap. Dit kan leiden tot weerstand tegen het project en juridische uitdagingen.

2. Minder draagvlak: Door participatie over te slaan, kan het draagvlak voor het project verminderen. Dit kan leiden tot vertragingen, hogere kosten en zelfs het stopzetten van het project.

3. Gemiste inzichten: Belanghebbenden kunnen waardevolle inzichten bieden die kunnen helpen bij het verbeteren van het project of het zien van mogelijke problemen en risico's die anders over het hoofd worden gezien.

4. Legitimiteit en geloofwaardigheid: Een gebrek aan participatie kan de legitimiteit en geloofwaardigheid van het besluitvormingsproces aantasten, waardoor het vertrouwen in de aanvrager minder wordt.

De gemeente vindt participatie belangrijk voor een transparant, inclusief en effectief besluitvormingsproces bij het aanvragen van een omgevingsvergunning. De gemeente raadt u aan om wel voor participatie te kiezen.

Het betrekken van de omgeving noemen we participatie. Voor elk initiatief is de mate van participatie verschillend. Daarom onderscheiden we 3 verschillende "levels" van participatie. Per participatielevel bieden wij u een uitleg voor het maken van een participatieplan. 

Denk bij level 1 bijvoorbeeld aan het plaatsen van een dakkapel of een kleine verbouwing of aanpassing aan uw huis, bijvoorbeeld een schutting of garage. 

Denk bij level 2 bijvoorbeeld aan het bouwen van een nieuwe bedrijfsloods op agrarische grond of u wilt van uw woonhuis (deels) een café, B&B of winkel maken.

Denk bij level 3 bijvoorbeeld aan nieuwe plannen voor een groter gebied. Dan gaat het om projectontwikkeling. Voorbeelden zijn het veranderen van een boerderij naar recreatieve- of zorgvoorzieningen. Het vestigen van een bedrijf of het vernieuwen van een wijk. Uw plannen zijn voor een groter gebied van belang en hebben voor een grote groep inwoners in en buiten de gemeente (maatschappelijke) gevolgen. Bijvoorbeeld een bedrijventerrein of de aanleg en reconstructie van wegen.

De volgende stap is het maken van een participatieplan. Een plan waarin staat wie u bij het plan betrekt en hoe u de mensen bij het plan betrekt, wat hun rol is waar u het over wilt hebben, wanneer u de mensen uitnodigt, hoe u de uitkomsten bijhoudt en wat u daarmee doet. 

In een participatieverslag kunt u opschrijven wie u heeft betrokken en wat de uitkomsten waren. Het is belangrijk om het verslag ook met betrokkenen te delen. 

Voor elke participatielevel hebben wij voor u op een rij gezet wat er in ieder geval in zo’n plan moet staan. We noemen het zo:

• Level 1:  Beperkte Participatie
• Level 2:  Actieve Participatie
• Level 3:  Intensieve Participatie

Informeren van direct betrokkenen, raadplegen, licht toetsen bij de omgeving

Met beperkte participatie wordt bedoeld dat degenen die iets merken van uw initiatief in ieder geval geïnformeerd worden over het initiatief. U vertelt de buren bijvoorbeeld dat u een dakkapel wilt plaatsen. 

Voorbeelden van middelen voor beperkte participatie zijn: 

• Een (telefoon)gesprek met uw buren of de buurt
• Een mailbericht
• Een Whatsapp-bericht 

Handreiking participatie bij Level 1 

Het is bij dit level van participatie minimaal de bedoeling om betrokkenen actief te informeren. De vragen hieronder helpen u bij het maken van een participatieplan. U kunt de antwoorden bijvoorbeeld in een Word-document opschrijven. Het resultaat is dan een participatieplan dat u helpt bij het uitvoeren van het participatieproces. 

LET OP: Als u voor het uitwerken van uw plan een vergunning nodig hebt van de gemeente, dan is het belangrijk het participatieplan goed te bewaren. Bij het indienen van de aanvraag wordt namelijk aan u gevraagd of u aan participatie hebt gedaan, hoe u dat hebt gedaan en wat de resultaten daarvan zijn. Het is handig het participatieplan als bijlage toe te voegen bij de aanvraag zodat u daar eventueel naar kunt verwijzen. 

Vragen voor het participatieplan

Wie gaat u betrekken?

Het is de bedoeling om de mensen die iets merken van uw plan te betrekken. 

Hoe gaat u ze betrekken?

Bijvoorbeeld door op bezoek te gaan bij degenen die iets merken van uw plan en/of via de mail, telefoon of social media. 

Wat is de rol van de betrokkenen?

Betrokkenen kunnen verschillende rollen hebben. Bijvoorbeeld: meeweten (informeren), meedenken (adviseren/toetsen), meewerken, meebeslissen.

Het minimaal gewenste niveau is hier: meeweten (informeren).

TIP: Licht de rol van de betrokkenen goed toe op het moment dat u ze gaat betrekken. Als u de betrokkenen alleen wilt informeren, geef dan ook duidelijk aan dat zij geen invloed hebben op uw plan.

Op welke punten is samenspraak mogelijk?

Als u betrokkenen de ruimte geeft om mee te denken met uw plan, geef dan aan op welke punten samenspraak mogelijk is. Bijvoorbeeld over de situering, de kleur, materialen en wijze van gebruik. Denk hierbij ook aan wat vast ligt in wet- en regelgeving. 

Betrokkenen laten meedenken en de belangen meewegen

Wanneer het initiatief actieve participatie nodig heeft, dan is het belangrijk dat naast het informeren van alle betrokkenen, die betrokkenen ook mogen meedenken. Op die manier betrekt u de belangen van de mensen ook in uw plan. Het kan dan ook voorkomen dat u uw initiatief moet aanpassen door inbreng van de betrokkenen.

Voorbeelden van actieve participatie zijn:

• Organiseer een inloopavond (als het om een grote groep mensen gaat)
• Discussiepanel
• Online enquête

Handreiking voor participatie bij Level 2

Het is bij dit level van participatie de bedoeling om betrokkenen actief te informeren en mee te laten denken. En de belangen van de betrokken mee te laten wegen. Onder dit level van participatie vallen de meeste plannen. De inspanning en aanpak van participatie verschilt voor elk initiatief.  

De vragen hieronder helpen u bij het maken van een participatieplan. U kunt de antwoorden bijvoorbeeld in een Word-document, zoals in het voorbeeld hieronder. Het resultaat is dan een participatieplan dat u helpt bij het uitvoeren van het participatieproces. 

LET OP: Als u voor het uitwerken van uw plan een vergunning nodig hebt van de gemeente, dan is het belangrijk het participatieplan goed te bewaren. Bij het indienen van de aanvraag wordt namelijk aan u gevraagd of u aan participatie hebt gedaan, hoe u dat hebt gedaan en wat de resultaten daarvan zijn. Het is handig het participatieplan als bijlage toe te voegen bij de aanvraag zodat u daar eventueel naar kunt verwijzen. 

Vragen voor het participatieplan

Wie gaat u betrekken?

Het is de bedoeling om die mensen te betrekken die iets gaan merken van uw plannen. 

Hoe gaat u ze betrekken?

De manier hoe u deze mensen bij uw plan gaat betrekken, hangt af van de fase in het participatieproces en het doel wat daarbij hoort. Eerst zult u de betrokkenen willen informeren. Vervolgens wilt u in gesprek of belangen ophalen en daarna wilt u de resultaten terugkoppelen. Het is mogelijk dat u deze fases gelijktijdig of meerdere keren doorloopt. 

Belangen ophalen vraagt om een actieve werkvorm. Denk bijvoorbeeld aan

• een inloopavond
• bezoek op locatie
•  een discussiepanel
• of het gebruik van het digitaal participatieplatform.

Betrokkenen informeren en resultaten terugkoppelen zou u via een minder actieve werkvorm kunnen doen, bijvoorbeeld door een gesprek, een mailbericht of een brief. 

TIP:  Zorg voor een interessante mix van werkvormen zodat u op allerlei manieren inbreng kunt ophalen. Mix online discussie met ontmoetingen op locatie. En bekijk hoe u met werkvormen kunt aansluiten op de verschillende leefstijlen van mensen.

Wat is de rol van de betrokkenen?

Bijvoorbeeld: meeweten (informeren), meedenken (adviseren), meewerken, meebeslissen.

Het minimaal gewenste niveau hier is:  meeweten (informeren) en meedenken (adviseren).

Op welke punten is samenspraak mogelijk?

Geef aan op welke punten/thema’s samenspraak mogelijk is. Bijvoorbeeld over de situering, de kleur, materialen en wijze van gebruik. Denk hierbij ook aan wat vast ligt in wet- en regelgeving. 

Welke activiteiten en ontmoetingen staan wanneer op de agenda?

Denk aan het tijdig uitnodigen en informeren van de betrokkenen. 

TIP: Online verzamelplek. Breng alle informatie over het initiatief samen op een plek die voor iedereen toegankelijk is. 

Wat doet u met de uitkomsten van het participatieproces?

Op basis van de voorgaande vragen is duidelijk geworden wie u betrekt bij het participatieproces en hoe u het proces vorm geeft. Het is ook belangrijk om betrokkenen te informeren over het vervolg. 

Afhankelijk van de rol van de betrokkene, kan het zijn dat het initiatief aangepast wordt of dat het bijvoorbeeld alleen nodig is om te laten weten dat de aanvraag voor een vergunning is ingediend. Betrokkenen informeren en resultaten terugkoppelen zou u via een minder actieve werkvorm kunnen doen, bijvoorbeeld door een gesprek, een mailbericht of een brief. 

Soms kan het zijn dat betrokkenen uw plan anders voor ogen hebben. In hoeverre heeft dit invloed op uw plan? Het kan ook zijn dat door inbreng van de betrokkenen u uw plan grotendeels wijzigt. Dan is het raadzaam om de stappen van het participatieproces na aanpassing van uw plan opnieuw te doorlopen.

Daarnaast is het handig om vast te leggen wat er met de uitkomsten is gedaan. Deze gegevens kunnen later worden toegevoegd bij de aanvraag om een vergunning. Dit kan in een participatieverslag. Het is belangrijk om dit verslag met betrokkenen te delen. 

Welke rol heeft de gemeente in het participatieproces? 

De gemeente heeft geen rol bij de participatie. De gemeente beslist uiteindelijk of u vergunning kan krijgen voor het initiatief of plan. Of dat het gemeentelijke Omgevingsplan wordt gewijzigd om het plan mogelijk te maken. Daarbij bekijkt de gemeente of en op welke manier er aan participatie is gedaan.

Het is wel mogelijk om uw plan of initiatief eerst met de gemeente door te spreken om te weten hoe de gemeente over uw plan denkt. En de gemeente kan u advies geven hoe u uw aanvraag het beste kunt opstellen. Dit kan door het aanvragen van een omgevingsoverleg.

Het omgevingsoverleg is een informeel overleg tussen initiatiefnemers en de gemeente over een initiatief of plan. Voor meer informatie:  Omgevingsoverleg - overleg over plan, initiatief of idee . 

Omgeving laten meewerken en breed informeren

Wanneer een initiatief impact heeft op een groot gebied of op een grote groep mensen, of wanneer er is sprake van een politiek gevoelig initiatief dan is er intensieve participatie nodig. Namelijk dat de omgeving meewerkt aan het initiatief en breed wordt geïnformeerd. Het is goed mogelijk dat door uitkomsten van de stappen in het participatieplan het plan en de participatie daarover aangepast moet worden.

Voorbeelden zijn:

• het houden van een Webinar
• (Online) overleggen
• Het beleggen van een Informatieavond

Handreiking voor participatie bij Level 3

Het is bij dit level van participatie minimaal de bedoeling om betrokkenen mee te laten werken en breed te informeren. De vragen hieronder helpen u bij het maken van een participatieplan. U kunt de antwoorden vastleggen in een Word-document. Zoals het voorbeeld hieronder. Het resultaat is een participatieplan dat u helpt bij het uitvoeren van het participatieproces.

LET OP: Als u voor het uitwerken van uw plan een vergunning nodig hebt van de gemeente, dan is het belangrijk het participatieplan goed te bewaren. Bij het indienen van de aanvraag wordt namelijk aan u gevraagd of u aan participatie hebt gedaan, hoe u dat hebt gedaan en wat de resultaten daarvan zijn. Het is handig het participatieplan als bijlage toe te voegen bij de aanvraag zodat u daar eventueel naar kunt verwijzen. 

Wie gaat u betrekken?

Het is de bedoeling om die mensen en organisaties te betrekken die iets gaan merken van uw plan of daar ook belangen bij hebben. Daarnaast is het advies om de gemeente al in een vroeg stadium bij het plan te betrekken. Dit vanwege de mogelijk (grote) impact die het initiatief kan hebben op omwonenden, natuur, of wellicht ligt het initiatief politiek gevoelig.

Hoe gaat u ze betrekken?

De manier hoe u de mensen en organisaties betrekt, hangt af van de fase in het participatieproces en het doel wat daarbij hoort. Eerst wilt u de betrokkenen breed informeren. Vervolgens wilt u belangen ophalen en de belanghebbenden laten meewerken aan uw plan. Daarna wilt u de resultaten terugkoppelen. Het is mogelijk dat u deze fases gelijktijdig of meerdere keren doorloopt. 

De omgeving breed informeren kunt u het beste doen door op meerdere manieren het initiatief onder de aandacht te brengen. Dit kan door het initiatief te plaatsen op een digitaal participatieplatform, het huis-aan-huis verspreiden van informatie of een informatieavond te organiseren. Daarnaast is het belangrijk om de omgeving zoveel mogelijk te laten meewerken aan het plan. Allereerst is het dan noodzakelijk om de belangen op te halen. Denk bijvoorbeeld aan een inloopavond of een bezoek op locatie en/of een discussiepanel.

Om belanghebbenden actief te laten meewerken is het handig om een actieve werkvorm te kiezen. Dit kan bijvoorbeeld door een inspraakmoment te organiseren, gesprekken te voeren met de belanghebbenden. Ook het actief benaderen van dorpsbelangen, wijkraden en buurtverenigingen kan helpen. 

TIP:  Zorg voor een interessante mix van werkvormen, zodat u op allerlei manieren inbreng kunt ophalen. Mix online discussie met ontmoetingen op locatie. En bekijk hoe u met werkvormen kunt aansluiten op de verschillende leefstijlen van mensen.

Wat is de rol van de betrokkenen?

Bijvoorbeeld: meeweten (informeren), meedenken (adviseren), meewerken, meebeslissen.

Het minimaal gewenste niveau is hier: meeweten (informeren), meedenken (adviseren) en meewerken. Indien mogelijk en gewenst, kunt u de betrokkenen mee laten beslissen in hoe het plan er uit komt te zien.

Op welke punten is samenspraak mogelijk?

Geef aan op welke punten/thema’s samenspraak mogelijk is. Bijvoorbeeld over de situering, de kleur, materialen en wijze van gebruik. Denk hierbij ook aan wat vast ligt in wet- en regelgeving. 

Welke activiteiten en ontmoetingen staan wanneer op de agenda?

Denk aan het tijdig uitnodigen en informeren van de betrokkenen. 

TIP: Online verzamelplek. Breng alle informatie over het initiatief samen op een plek die voor iedereen toegankelijk is. 

Wat doet u met de uitkomsten van het participatieproces?

Op basis van de voorgaande vragen is duidelijk geworden wie u betrekt bij het participatieproces en hoe u het proces vorm geeft. Het is ook belangrijk om betrokkenen te informeren over het vervolg. 

Afhankelijk van de rol van de betrokkene kan het zijn dat het initiatief aangepast wordt of dat het bijvoorbeeld alleen nodig is om te laten weten dat de aanvraag voor een vergunning is ingediend. Betrokkenen informeren en resultaten terugkoppelen zou u via een minder actieve werkvorm kunnen doen, bijvoorbeeld door een gesprek, een mailbericht of een brief. 

Soms kan het zijn dat betrokkenen uw plan anders voor ogen hebben. In hoeverre heeft dit invloed op uw plan? Het kan ook zijn dat door inbreng van de betrokkenen uw plan moet worden herzien. Dan is het raadzaam om de stappen van het participatieproces na aanpassing van uw plan opnieuw te doorlopen.

Daarnaast is het handig om vast te leggen wat er met de uitkomsten is gedaan. Deze gegevens kunnen later worden toegevoegd bij de aanvraag om een vergunning. Dit kan in een participatieverslag. Het is belangrijk om dit verslag met betrokkenen te delen. Dan kunt u de gemeente ook laten zien dat iedereen bekend is met het verslag en wat daarin staat.

Welke rol heeft de gemeente in het participatieproces?

De gemeente heeft geen rol bij de participatie. De gemeente beslist uiteindelijk of u vergunning kan krijgen voor het initiatief of plan. Of dat het gemeentelijke Omgevingsplan wordt gewijzigd om het plan mogelijk te maken. Daarbij bekijkt de gemeente of en op welke manier er aan participatie is gedaan.

Het is wel mogelijk om uw plan of initiatief eerst met de gemeente door te spreken om te weten hoe de gemeente over uw plan denkt. En de gemeente kan u advies geven hoe u uw aanvraag het beste kunt opstellen. Dit kan door het aanvragen van een omgevingsoverleg. 

Zeker als het om een plan of initiatief gaat dat thuishoort in level 3 is het belangrijk om de gemeente daar ook in een zo vroeg mogelijk stadium bij te betrekken en een omgevingsoverleg aan te vragen. 

Het omgevingsoverleg is een informeel overleg tussen initiatiefnemers en de gemeente over een initiatief of plan. Voor meer informatie:  Omgevingsoverleg - overleg over plan, initiatief of idee

U gaat met uw initiatief aan de slag en voert het participatieplan uit.

In een participatieverslag beschrijft u hoe de participatie is gegaan. U kunt het verslag delen met de betrokkenen. U kunt er voor kiezen om het verslag door betrokkenen te laten goedkeuren.

In het verslag kunt u het volgende opschrijven:

• Wie waren uitgenodigd?
• Wie waren aanwezig? 
• Welke werkvorm heeft u gekozen?
• Wat was de uitkomst?
• En wat gaat u met de inbreng doen?

De gemeente wil graag zien of u aan participatie heeft gedaan en wat u heeft gedaan met de opmerkingen van degenen die u heeft betrokken. Voeg daarom het participatieplan en de resultaten van participatie in de vorm van een verslag toe aan de aanvraag voor de vergunning of de aanvraag voor het wijzigen van het Omgevingsplan.

Voor vragen over participatie kunt u contact opnemen met het Klanten KontaktSintrum via het algemene telefoonnummer (0519) 29 88 88.

Belangrijk

Als u een vergunning nodig heeft voor het realiseren van uw initiatief, kijk dan op de pagina over het omgevingsoverleg. Op deze pagina kunt u zien dat wij uw initiatief graag in beeld willen hebben, dus voordat u een aanvraag indient. U kunt eenvoudig een verzoek tot omgevingsoverleg indienen. Bij dit overleg kunt u ook aangeven hoe u aan participatie heeft gedaan en wat de resultaten waren. Voor een goede wisselwerking tussen participatie en het omgevingsoverleg is het verstandig om het verzoek tot omgevingsoverleg tijdig in te dienen.